En décembre, c’est toujours le moment de faire le bilan de fin d’année, n’est-ce pas ? Tout comme en janvier, c’est toujours le moment de revoir la stratégie & de définir un plan pour la nouvelle année d’activité, n’est-ce pas ? Qu’avons-nous fait de bien ? Qu’aurions-nous pu faire mieux ? Qu’est-ce qui a mal tourné ? Qu’est-ce qui a entravé la productivité ? De quoi sommes-nous reconnaissants ?
Cet exercice intéressant profite autant aux entreprises qu’à ceux qui sont à leurs manettes. Comme c’est le cas chaque année, nous avons en effet pris beaucoup de plaisir à passer en revue notre année 2020 & à planifier 2021. Aujourd’hui, nous voulions vous parler des points principaux qui ont retenu notre attention & pourraient vous éclairer à votre tour. Bonne lecture !
Notre liste de questions ouvertes & fermées
Pour vous donner un aperçu, voici les questions que nous examinons d’abord individuellement, puis en équipe :
> A partir de la mi-décembre, à propose de l'année qui s'est écoulée :
- Qu'est-ce qui nous a rendu heureux & joyeux ?
- Qu'est-ce qui a généré de la frustration ?
- Qu'aurions-nous dû externaliser dans notre vie professionnelle & personnelle pour nous sentir plus épanouis ?
- Qu'est-ce qui doit encore être amélioré dans nos processus ?
- Combien de clients avons-nous servi ?
- Combien de projets avons-nous réalisé ?
- Combien d'heures avons-nous consacré à chaque projet ? La tarification est-elle pertinente et bénéficie-t-elle à notre entreprise?
- Quelle est notre marge brute ?
- Quel autre produit aurions-nous pu vendre à chacun de nos clients à la fin de notre collaboration, afin qu’eux comme nous puissions augmenter nos/leurs résultats ?
- D'où viennent nos clients (bouche à oreille, réseau, mises en relation, publicité) & combien avons-nous investi pour les obtenir ?
> Au 1er janvier, à propos des premiers 30 jours de l'année qui commence :
- Quelles sont les 5 choses que nous devrions arrêter de faire ?
- Quelles sont les 5 choses que nous devrions commencer à faire ?
- Quels sont les 5 aspects clés sur lesquels nous avons besoin de conseils ou d'un accompagnement à court terme ?
- Quels sont les 5 problèmes existants que nous devons résoudre ?
- Quel revenu net mensuel voulons-nous avoir chacun ?
- Qu'est-ce que cela implique en termes de prospection, de ventes, de réalisation de projets & de charge de travail pour chacun d'entre nous ?
> Au 1er janvier, à propos du premier trimestre de l'année qui commence :
- Quelles sont les cinq choses que nous devons mettre en œuvre pour créer de nouveaux revenus & augmenter les bénéfices ?
- Quelles sont les 3 idées les plus audacieuses que nous pourrions essayer de mettre en œuvre pour transformer l'entreprise ?
- Quels seraient les 3 nouveaux produits les plus pertinents à lancer ?
> Au 1er janvier, à propos de l'année qui commence :
- Que devrions-nous développer afin de nous assurer que notre entreprise peut continuer à fonctionner même si l'un d'entre nous est absent ou disparaît ?
- Comment gérer ou transformer l'entreprise en l'absence de contraintes, dans un monde idéal ?
- Et bien sûr, un document Google Sheet complet rempli de chiffres...
Avec ce modèle, nous satisfaisons nos cerveaux droit & gauche (nous aimons la philosophie autant que les outils & les chiffres…), nous regardons assez loin mais prenons des décisions & élaborons des plans très concrets, qui sont donc optimistes, réalistes & réalisables.
Notez que nous faisons un bilan & un suivi le dernier vendredi de chaque trimestre, afin de pouvoir mesurer nos progrès par rapport à nos objectifs. Comme certains le disent, si ce n’est pas mesurable, ce n’est pas améliorable…
2020, une année charnière
2020 a été une année cruciale pour Incubator Studio, car notre entreprise, qui a démarré en septembre 2018, a atteint un certain stade de maturité. Notre agence est maintenant constituée d’un système avec des processus & des services sous forme de produits. Nous avons atteint l’étape où nous ne vendons & ne faisons que ce qui nous plaît, pour nos clients idéaux uniquement. Au cours du 1er trimestre, notre troisième associée a dû nous quitter pour des raisons personnelles, ce qui nous a conduit à repositionner & donc à renforcer notre agence de marque dans sa niche… Cela a bien sûr entraîné beaucoup de travail supplémentaire.
Travailler SUR notre entreprise est aussi chronophage que de travailler DANS notre entreprise à ce stade, & il est important de trouver un équilibre entre les deux.
La question de l'élargissement de l'équipe
En 2020, nous avons testé différentes façons de collaborer afin de décider si nous devrions collaborer uniquement avec des contracteurs indépendants, comme le suggère l’un de nos coaches américains, ou si nous devrions embaucher des employés à temps partiel ou à temps plein. Nous avons commencé par une liste claire de ce que nous devrions externaliser & pourquoi.
Au cours de l’année, nous avons donc effectué plusieurs tests qui nous ont permis de tirer des conclusions. Nous ne voulons pas avoir toute une équipe d’employés, nous prévoyons d’avoir 2 employés à temps plein maximum, avec un profil que nous avons clairement identifié & spécifié. Nous voulons travailler avec des experts dans leur domaine de niche chaque fois que cela sera nécessaire. Nous avons également pu accueillir 4 stagiaires de différentes nationalités, langues & cursus & les encadrer quotidiennement pendant des mois. Cela a été un défi, parfois difficile, mais dans l’ensemble, nous avons beaucoup appris sur nous-mêmes… & sur nos limites de petite entreprise dans laquelle le temps est un bien très précieux. Enfin & surtout, nous pouvons enfin dresser le portrait robot idéal du 3ème associé que nous serions prêtes à ajouter à l’équipe le jour où nous nous sentirons prêtes à nous agrandir.
Dans l’ensemble, une trajectoire extrêmement intéressante, riche de beaucoup de valeur ajoutée sur le plan personnel comme professionnel !
Covid : travail à domicile & outils
Depuis le premier jour, nous avons structuré Incubator Studio comme une agence qui peut être gérée de n’importe où avec un simple ordinateur portable & une très bonne connexion Internet… ce qui implique bien sûr une approche très structurée soutenue par de nombreux outils & n’a absolument rien à voir avec le fait de se montrer au bord d’une piscine ensoleillée.
Nous avons exploré & essayé plusieurs solutions de locaux ou de bureaux partagés, mais nous n’avons pas été convaincues par les environnements de travail, ni par le retour sur investissement. Nous travaillons depuis l’endroit où nous voulons être & nous sentir productifs, nous nous rendons dans les bureaux de nos clients lorsque c’est nécessaire & nous nous retrouvons dans des cafés ou des salles de réunion louées de temps à autre. Cette approche nous permet de connecter à nos projets pratiquement tous ceux qui ont besoin de faire partie de notre équipe élargie ou de l’équipe du client.
Il va sans dire que nous étions préparés à l’épreuve du Covid avant même que le virus n’existe... Les différents confinements n’ont donc nécessité aucun ajustement de notre part. Cela a simplement rendu notre façon de collaborer encore plus efficace, & l’a normalisée auprès de nos interlocuteurs.
Nous pourrions vous parler d’outils pendant des heures. Coralie est une geek avertie & la parfaite testeuse & sélectionneuse d’outils. Aurélie met ses compétences à jour chaque jour qui passe dans sa position de suiveuse. La seule chose que nous faisons encore traditionnellement, c’est le café…
Les PME (Petites & Moyennes Entreprises)
En 2020, nous avons commencé à collaborer avec des PME en plus de travailler avec des solopreneurs & des startups. Pour y parvenir, nous avons travaillé sur des tableaux & des modèles de projets qui permettent aux équipes de projet de travailler efficacement, rapidement, où qu’elles se trouvent. Nous sommes convaincus qu’il y a de la place sur le marché pour une agence comme la nôtre qui obtient des résultats très rapidement avec une planification qui va de A à Z, à un prix raisonnable, tout en transférant de l’expertise à l’équipe du client au fur & à mesure du projet, & en formant ensuite les employés de marketing & de communication qui sont chargés d’utiliser une marque [re]positionnée & enrichie au quotidien, de mettre en œuvre la stratégie de contenu, de créer des outils de vente ou de prospection supplémentaires pour l’équipe de vente, de mettre à jour un site web que nous avons [re]développé, etc…
Nous savons que nous convenons parfaitement aux moyennes entreprises établies & nous avons l’intention d’en servir davantage en 2021. Nous avons malheureusement perdu plusieurs contrats en 2020, mais un pas après l’autre, nous y arrivons.
La création de contenu
En 2020, nous avons créé plus de contenus visuels & textuels que jamais, tant pour notre entreprise que pour nos clients. Certains jours, nous avons eu l’impression d’être drainees, dépassées. Cela demande tant de réflexion, tant de concentration, tant de créativité… tout en suivant des règles & en respectant des profils de marque précis. Chacune d’entre nous utilise des outils & des méthodologies différents, ce qui nous rend complémentaires dans nos créations & profite sans aucun doute au résultat. Nous avons appris à rationaliser notre production de contenu & à devenir plus efficaces, que ce soit en créant des modèles, en standardisant notre feedback, en regroupant sa mise en œuvre, etc.
Nous sommes prêtes à en faire plus, que ce soit en anglais, en français ou en images (animées) sous la forme d’identités visuelles, de marques enrichies, de sites web, de contenus de médias sociaux, de cahiers d’exercices, d’articles de blog, etc.
